Оказание международной правовой помощи в сфере записи актов гражданского состояния
Зачастую у граждан возникает необходимость в истребовании с территории иностранных государств повторных свидетельств и справок о государственной регистрации актов гражданского состояния, а также копий записей актов гражданского состояния с территории иностранных государств. Данные документы можно истребовать в рамках оказания международной правовой помощи согласно положениям Конвенции об оказании правовой помощи по гражданским, семейным и уголовных делам (Минск, 1993) (далее – Конвенция).
Главные управления Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации (далее – Главные управления) и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъектов, направляют запросы в органы записи актов гражданского состояния и органах местного самоуправления, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния, при соответствующих обращениях с территории иностранных государств:
Государства, ратифицировавшие дополнительный Протокол (Москва, 1997) (далее – Протокол) к Конвенции (Республика Армения, Республика Беларусь, Республика Казахстан, Республика Таджикистан, Украина, Грузия и Республика Молдова), наделили свои территориальные органы регистрации актов гражданского состояния (далее – органы РАГС) полномочиями по непосредственному взаимодействию по вопросам регистрации актов гражданского состояния.
Российская Федерация с апреля 2009 года наделила свои территориальные органы ЗАГС полномочиями по непосредственному взаимодействию по вопросам регистрации актов гражданского состояния в рамках Протокола к Конвенции, кроме того, в соответствии с Соглашением о сотрудничестве в сфере деятельности органов ЗАГС в рамках Евразийского экономического сообщества 2007 года; Кыргызская Республика также наделила свои территориальные органы ЗАГС полномочиями по непосредственному взаимодействию по вопросам регистрации актов гражданского состояния.
В настоящее время любой территориальный орган ЗАГС Российской Федерации, наделенный полномочиями на непосредственное взаимодействие, может направить свой запрос, минуя органы Минюста России и МИД России, непосредственно в компетентный орган РАГС одного из восьми иностранных государств, указанных выше. При наличии причин, препятствующих непосредственному взаимодействию органов ЗАГС и органов РАГС (адрес или наименование органа РАГС неизвестны, либо он не наделен правом непосредственного сношения, либо в течение длительного времени не поступает ответ на запрос органа ЗАГС и др.) запрос о правовой помощи направляется через территориальные органы Минюста России.
Главные управления и органы ЗАГС направляют в зависимости от условий международных договоров непосредственно в иностранные государства либо в центральный аппарат Минюста России:
- запросы о правовой помощи, касающиеся истребования документов о регистрации актов гражданского состояния, с приложением обращений:
а) граждан (в виде анкет) по истребованию документов, заполненных и подписанных правомочным заявителем;
б) органов опеки и попечительства, воспитательных и других учреждений, в которых находятся дети, оставшиеся без попечения родителей;
в) других компетентных органов;
- поручения об оказании правовой помощи, касающиеся внесения исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния;
- ходатайства о признании и исполнении решений компетентных органов (судов, органов юстиции, органов опеки и попечительства), касающиеся записей актов гражданского состояния, с приложением соответствующих решений и иных необходимых документов.
Правом на обращение об истребовании документов (свидетельств, справок) о регистрации актов гражданского состояния обладают лица, указанные в пунктах 2 и 3 ст. 9, 12 Федерального Закона от 15.11.1997 г. №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее - Федеральный закон), а именно:
- лицо, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния;
- родственник умершего или другое заинтересованное лицо, в случае, если человек, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умер;
- родители (лица, их заменяющие) или представитель органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись о рождении, не достигло совершеннолетия ко дню выдачи повторного свидетельства;
- суд (судья), органы прокуратуры, органы дознания или следствия, федеральный орган исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере миграции и осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, или его территориального органа либо Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
- иное лицо в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния не выдается:
- родителям (одному из родителей) ребенка, в отношении которого они лишены родительских прав или ограничены в родительских правах (свидетельство о рождении ребенка);
- лицам, расторгнувшим брак, и лицам, брак которых признан недействительным (свидетельство о заключении брака).
По просьбе указанных лиц им выдается документ (справка), подтверждающий факт государственной регистрации рождения ребенка или заключения брака.
Обращение-анкета по истребованию документов о государственной регистрации актов гражданского состояния заполняется гражданами в двух экземплярах на каждый документ отдельно и обязательно подписывается ими. Заполнение анкеты осуществляется с использованием компьютерной, машинописной техники или разборчивым почерком. Адреса места жительства и органа РАГС указываются полностью, включая почтовый индекс. Все графы заполняются как можно более точной информацией, особенно наименование органа РАГС. При отсутствии данных указывается причина, а в графе «дополнительные сведения» приводится уточняющая информация (например, если неизвестен орган РАГС, зарегистрировавший рождение ребенка, указывается место жительства родителей на момент регистрации). Второй экземпляр анкеты с пометкой «подлежит возврату» в правом верхнем углу используется для определения адресата и вместе с документом возвращается в орган, инициировавший запрос о правовой помощи.
По усмотрению заявителя анкета может быть дополнена копиями иных документов, облегчающих и ускоряющих поиск необходимой актовой записи.
Исходя из требований международного договора, запрос об оказании правовой помощи должен быть подписан руководителем, удостоверен оттиском печати запрашиваемого органа, а также содержать полную информацию, имеющую значение для его исполнения.
В запросе о правовой помощи по вопросам истребования актов гражданского состояния, направляемом на территорию иностранного государства, указываются:
- наименование и полный почтовый адрес компетентного органа ЗАГС, которому адресован запрос;
- наименование и местонахождение (почтовый адрес) органа ЗАГС, от которого исходит запрос;
- ссылка на норму международного договора, послужившего основанием запроса о правовой помощи;
наименование запрашиваемых документов с указанием известных реквизитов, а также данные о лице, в отношении которого он составлен, либо просьба о совершении определенных действий, необходимых для исполнения ходатайства, поручения;
- информация о причинах истребования документа;
- другие сведения, необходимые для исполнения запроса о правовой помощи в соответствии с требованиями международного договора.
С поручением органа ЗАГС, касающегося внесения исправлений в записи актов гражданского состояния, направляются следующие документы:
- подлинник заявления гражданина о внесении исправлений и изменений в актовую запись и о выдаче нового свидетельства;
- копия актовой записи, в которую предполагается вносить исправления или изменения;
- заключение органа ЗАГС;
- копия квитанции об уплате государственной пошлины и, при необходимости, копии иных актовых записей, другие документы.
На случай утраты документов при пересылке, целесообразно их копии, удостоверенные оттиском печати и подписью руководителя органа ЗАГС, оставлять в этом органе ЗАГС.
Решения компетентных органов, касающиеся записей актов гражданского состояния, в том числе решения органов опеки и попечительства об изменении фамилии и (или) имени ребенка, прилагаются к удостоверенному оттиском печати и подписью руководителя органа ЗАГС ходатайству органа ЗАГС, адресованному в компетентный орган иностранного государства.
Решения органов опеки и попечительства об изменении фамилии и имени ребенка, направляемые на территории иностранных государств, согласно действующим международным договорам, не требуют прохождения процедуры признания и принудительного исполнения на территории государств-членов Содружества Независимых Государств.
Если национальными законодательствами иностранных государств предусмотрены процедуры признания и исполнения решений судов (иных органов) по гражданским и семейным делам (в том числе об усыновлении (удочерении), установлении фактов регистрации актов гражданского состояния, аннулировании записей актов гражданского состояния, а также о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния), документы направляются совместно с ходатайствами о признании и исполнении на их территории указанных решений судов (иных органов).
Такие ходатайства адресуются компетентным органам иностранных государств, где решения подлежат признанию и исполнению, подписываются уполномоченными лицами и должны содержать сведения об их месте жительства. В случае отсутствия достоверных сведений о наименованиях иностранных судов (органов), где решения подлежат признанию и исполнению, ходатайства адресуются «компетентным судам (органам)».
К ходатайствам прилагаются судебные и иные документы, предусмотренные международным договором: решение суда или его заверенная копия; документ о его вступлении в законную силу; документ о том, что решение не исполнялось (либо частично исполнялось) на территории Российской Федерации; копии документов, удостоверяющих личности заявителей; другие необходимые документы.
В соответствии со статьей 63 Федерального закона на основании записи акта о перемене имени вносятся изменения в записи актов гражданского состояния, ранее составленные в отношении лица, переменившего имя, и выдаются новые свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния с учетом внесенных в записи актов гражданского состояния изменений.
В случае, если перемена имени произведена органом записи актов гражданского состояния в отношении гражданина Российской Федерации, иностранного гражданина или лица без гражданства на территории Российской Федерации, изменения в записи актов гражданского состояния, составленные в отношении таких лиц компетентным органом иностранного государства с соблюдением законодательства иностранного государства, не вносятся.
Перед направлением запроса о правовой помощи, касающегося истребования документов с территории иностранного государства по обращениям граждан, в соответствии со ст. 333.18 и 333.33 части второй Налогового Кодекса Российской Федерации взимается государственная пошлина за истребование документов в размере 350 рублей за каждый документ.
При направлении запроса о правовой помощи в центральный аппарат и Главные управления Минюста России по субъектам Российской Федерации к нему прилагаются копии квитанций об уплате государственной пошлины. Согласно действующим международным нормам при выдаче гражданам свидетельств и справок о государственной регистрации актов гражданского состояния, поступивших с территории иностранных государств, государственная пошлина не взимается.
Для соблюдения требований статьи 9 Федерального Закона, документы о регистрации актов гражданского состояния, поступившие с территории иностранных государств, направляются в органы ЗАГС по месту жительства (нахождения) заявителей для последующего вручения.
Справки (извещения) об отсутствии записей актов гражданского состояния направляются непосредственно заявителям с разъяснением порядка восстановления актовых записей и уведомлением органа, инициировавшего запрос о правовой помощи (ст. 74 Федерального Закона).
В случае поступления документов о регистрации актов гражданского состояния без сведений об инициаторе запроса о правовой помощи, принимаются меры к его установлению. При отсутствии в документе ссылки на исходящий номер проверяются ранее направлявшиеся запросы о правовой помощи по содержанию. При наличии ссылки на номер, не принадлежащий получившему органу, адресат уточняется в органе, направившем документ. Возврат документов осуществляется в крайнем случае.
Запрос о правовой помощи по вопросам актов гражданского состояния, поступивший с территории иностранного государства, исполняется (рассматривается) в срок не более месяца с момента поступления. При возникновении обстоятельств, препятствующих исполнению запроса о правовой помощи, орган ЗАГС, Главные управления Минюста России по субъектам Российской Федерации письменно уведомляют об этом запрашивающий орган иностранного государства с указанием причин неисполнения и способов их устранения.
Запрос о правовой помощи исполняется путем оформления и пересылки свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния, справок (извещений) об отсутствии записей актов гражданского состояния, копий записей актов гражданского состояния. Поручение и ходатайство исполняются путем осуществления действий, указанных в поручении (ходатайстве), а также оформления и направления новых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния.
После исполнения запроса о правовой помощи органами ЗАГС запрашиваемые документы, в зависимости от условий международного договора, пересылаются на территорию иностранных государств в запрашивающие органы РАГС, либо направляются в Главные управления Минюста России по субъектам Российской Федерации. При пересылке документов непосредственно органами ЗАГС или Главными управлениями Минюста России по субъекту Российской Федерации обязательно уведомление граждан – инициаторов обращений и органов, через которые поступил запрос о правовой помощи. К направляемым документам прилагается второй экземпляр анкеты либо копия запроса о правовой помощи.
Согласно восьмому абзацу пункта 1 статьи 333.39 части второй Налогового кодекса Российской Федерации при пересылке документов по запросу о правовой помощи, поступившему с территории иностранного государства, государственная пошлина за выдачу документов о регистрации актов гражданского состояния не взимается.
Согласно разъяснению Министерства Финансов Российской Федерации, изложенному в письме от 25.05.2010 № 03-05-04-03/53, в соответствии с п. 11 ст. 1 Федерального Закона от 05.04.2010 № 41-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» статья 333.27 Налогового кодекса дополнена п. 2.1, предусматривающим, что за выдачу свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документов, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния, пересылаемых в соответствии с международными договорами Российской Федерации, а также на основании запросов дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации, государственная пошлина не уплачивается.
Таким образом, выдача (высылка) документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, в том числе справок и повторных свидетельств гражданам, проживающим за пределами территории Российской Федерации, по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений России, а также по запросам компетентных органов иностранных государств, уполномоченных на их истребование согласно международным договорам Российской Федерации (конвенциям), осуществляется органами ЗАГС России без уплаты государственной пошлины указанными гражданами.
При непосредственном обращении граждан, проживающих за пределами территории Российской Федерации, в органы ЗАГС Российской Федерации за выдачей документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, государственная пошлина должна уплачиваться на общих основаниях.